Yksinkertaiset vinkit web-pohjaisen seminaarin järjestämiseen
Aikana, jolloin tapahtumien budjetteja leikataan ja laajakaistayhteys kasvaa, webinaret ovat yhä suosittuja. Webinarit ovat web-pohjaisia seminaareja, joihin kuuluu yleensä yli 30 osallistujaa ja joita käytetään esitysten, työpajojen, luentojen ja laajojen kokousten järjestämiseen. Koska webinaarit pidetään verkossa, ne antavat yrityksille mahdollisuuden säästää rahaa matkailuun, ruokailuun ja paikkoihin, jotka kaikki ovat kustannuksia, jotka liittyvät yleisesti face-to-face-seminaareihin. Kuitenkin, koska niiden suuri osallistuminen, webinaarit tarvitsevat huolellista suunnittelua voidakseen onnistua. Siksi ne, jotka suunnittelevat hosting-verkko-oppimateriaalia, tarvitsevat aikaa varmistaakseen, että ne menevät asianmukaisesti kaikkiin tarvittaviin toimiin, jotka varmistavat webinaarin menestyksen.
Jotta voisit organisoida webinaarin, olen korostanut tärkeimmät vaiheet, jotka sinun on tehtävä alla.
Valitse päivämäärä etukäteen
Ensimmäinen asia mitä sinun pitäisi tehdä, kun suunnittelet webinaarin tai sarjan webinaareja, on viitata loma- ja tapahtumakalenteriin etukäteen. Muista, että kutsut useita ihmisiä kiireisiin aikatauluihin, joten anna heille riittävästi ilmoitusta, jotta aikaa webinaarillesi. Esimerkiksi jouluaikaa edeltävä viikko voisi olla erittäin kiireinen, koska ihmiset yrittävät sitoa monta löysää päätä ennen kuin he menevät lomalle. Harkitessasi tarkkaan valitut päivämäärät, voit varmistaa maksimaalisen osallistumisen.
Varmista, että saat aikaan oikein
Harkitse aikavyöhykeerot; jos olet länsirannikolla, mutta myös kutsua osallistujia itärannikolta (ja päinvastoin), älä laita verkkosisältöä, kun osallistujat ovat poissa toimistosta. Älä myöskään aikatauluta webinaariasi liian lähellä päivän loppua - silloin kun osallistujat haluavat tuulella ja katsoa, mitä heidän on vielä tehtävä, jotta heidät saadaan kotiin ajoissa. Jos kutsut ihmisiä muista maista, valitse joko aika, joka voi yleensä toimia kaikille osallistujille (mikä on harvinaista) tai suunnittele pitämällä webinaari useita kertoja ottaaksesi huomioon eri aikavyöhykkeet.
Valitse Webinar-työkalu
Useimmat online-kokousvälineet ovat verkko-optioita, sinun on vain valittava suunnitelma, joka vastaa osallistujamäärää, jonka odotat kutsun. Testaa käytettävissä olevat työkalut ja valitse niistä yksi parhaiten sopiva ominaisuus ja toiminto. Riippuen siitä, millaista webinaaria esität, saatat joutua vaihtamaan helposti kaiuttimien välillä tai tallenna verkkosisoitin lähetettäviksi verkossa. Tutki kaikkia ominaisuuksia useista eri työkaluista, ja olet varmasti löytänyt täydellisen ohjelmiston tilauksestasi. Varmista, että kun olet valinnut työkalun, palveluntarjoaja on valmis kouluttamaan sinua, jotta voit hyödyntää parhaiten webinaariasi.
Harjoittele webinaarin käyttämistä
Isäntänä sinun on varmistettava, että webinaari toimii sujuvasti. Ei ole mitään tekosyitä siitä, että et halua vaihtaa kaiuttimien välillä, äänestää tai tallentaa webinaarin esimerkiksi. Pyydä joitain kollegoja auttamaan sinua testata työkalua useita kertoja koulutuksen jälkeen tarjoajan kanssa. Varmista myös, että kaikki esittelijänne tuntevat webineraattorin työkalun.
Kehitä esityslista ja kutsu
Ennen kuin kutsut yleisösi, aseta webinaari huolellisesti. Ajattele, kuinka kauan webinaari kestää, ja tärkeimmät kohteet, joista haluat keskustella siinä järjestyksessä, josta haluat keskustella niistä. Suunnittele myös Q & A-istunto, sillä osallistujillasi on todennäköisesti joitain kysymyksiä esityksen lopussa. Sitten hahmotella esityslistan kutsusta. Tämä on helpoin tapa osallistujillemme tietää, onko webinaari sinulle tärkeä. Kutsuun tulisi myös sisällyttää linkki, jonka avulla osallistujat voivat muodostaa yhteyden webinaariin ja puhelinnumeroon, jos he haluavat kuunnella puhelimitse.
Kutsu yleisösi
Ajattele tarkkaan, mitä haluat esittää ja valita yleisösi sen mukaisesti. Muista seurata vastauksiasi, jotta tiedät, ketkä osallistuvat webinaariisi. Noudattamalla osallistujaluettelosi tarkkaa seurantaa voit suunnitella eteenpäin.
Suunnittele esityksesi
Muista, että parhaat verkkokokouksen esitykset ovat erittäin visuaalisia ja kiinnostavia. Jos käytät esimerkiksi PowerPointia, älä luota dioja vain sanoilla. Sisällytä kuvia, jotka liittyvät siihen, mitä olet esittänyt. Voit myös käyttää videoita ja jopa online-pelejä, jos haluat näyttää esityksen elämään. Jotkut verkko-suunnittelija toimittavat materiaalia myös osallistujien toimistoille ennen kokousta. Opettele ajattelemaan luovasti, ja webinar tulee elämään.
Talleta webinaari
Tallentamalla webinaarinne tallentavat ne, jotka haluaisivat palata keskusteluun tai ne, jotka eivät voineet tehdä sitä, pystyvät kuuntelemaan, mitä sanottiin omalla ajallaan. Jos yhdistät verkkosisoitasi online-markkinointikampanjaan, voit käyttää tallennusta missä tahansa lähettämässäsi sähköpostissa, vahvistaessasi viestiäsi.
Seuranta
Kuten online-kokouksissa, seuranta webinarissa on äärimmäisen tärkeää. Muistuta osallistujiasi siitä, mitä keskusteltiin, ja tee kysely kerätäkseen ajatuksia siitä, miten webinar meni. Jos aiot suunnitella toista webinaaria, joka saattaa olla kiinnostunut yleisöstänne, muista ilmoittaa, kun he voivat odottaa kutsun.
Tarkista palautetta
Tarkista aina, että olet saanut palautetta verkkosivustoillesi. Näin voit parantaa seuraavia. Kiinnitä erityistä huomiota esittelyyn liittyvästä palautteesta, sillä se muodostaa verkkolehden ytimen.