Kuinka Trelloa käytetään järjestämään

Seuraa henkilökohtaisia ​​tehtäviä ja ammatillisia projekteja tällä yksinkertaisella työkalulla

Trello on Kanban-tyyppinen projektinhallintatyökalu, joka on visuaalinen tapa nähdä kaikki tehtävät, joita sinun tai tiimisi tarvitsee tehdä, mikä helpottaa näkemästä, mitä joku tekee tiettynä aikana. Se on myös ilmainen, mikä tarkoittaa sitä, että se on käytettävissä pienille ja suurille ryhmille sekä yksityishenkilöille, jotka hoitavat yrityksiä tai jotka haluavat seurata henkilökohtaisia ​​tehtäviä. Projektinhallintatyökaluista Trello on yksi helpoimmista käyttää ja toteuttaa, mutta sen tyhjennysliitäntä voi olla hieman pelottava. Onneksi meillä on joitain vinkkejä, joiden avulla sinut ja joukkueesi saavat kaiken irti Trellosta riippumatta siitä, mitä käytät seuraamaan.

Mikä on Kanban?

Kanban-tyyppinen projektinhallinta on innoitettu japanilaisella valmistusprosessilla, joka Toyota toteutti 1940-luvun lopulla. Sen tavoitteena oli kasvattaa tehtaitaan tehostamalla varastojaan reaaliajassa käyttämällä kortteja, jotka kulkivat lattian työntekijöiden välillä. Kun tietty materiaali loppui, työntekijät tekivät merkinnän kortille, mikä saattaa tulla toimittajalle, joka sitten toimittaa pyydetyt materiaalit varastolle. Näitä kortteja kutsuttiin usein Kanbaniksi, mikä merkitsee japanilaista merkkiä tai mainostaulua.

Joten miten tämä kääntää projektinhallintaan? Trellon kaltaiset ohjelmistot pitävät tämän käsitteen kulkevan korttien ympärille ja asettavat sen visuaaliseksi rajapinnaksi, jossa tehtävät asetetaan laudalle ja sovitetaan yhteen tiimin työkyvyn kanssa. Alkeellisuutensa mukaan aluksella on kolme osaa, kuten yllä olevassa kuvassa esitetään: tehdä, tehdä (tai prosessi) ja tehdä. Joukkueet voivat kuitenkin käyttää tätä työkalua millä tahansa tavalla, joka toimii heille. Jotkut joukkueet saattavat mieluummin todellisen hallituksen, kun taas toiset haluavat kätevästi virtuaalisen ratkaisun, kuten Trello.

Kuinka käyttää Trelloa

Trello käyttää kortteja , jotka sisältävät luettelot, jotka koostuvat kortista. Lautakunnat voivat edustaa hankkeita (verkkosivujen uudelleensuunnittelu, kylpyhuoneen remontointi), luetteloita voidaan käyttää tehtäviin (grafiikka, laatoitus) ja kortit voivat sisältää alitoimintoja tai vaihtoehtoja (vuokrata suunnittelija, laattakoot ja värit).

Kun olet päättänyt järjestää luettelot, voit aloittaa korttien lisäämisen, mikä puolestaan ​​voi olla tarkistuslistoja ja tarroja. Tarkistusluettelot ovat tapa jakaa tehtävät osatehtäviin. Esimerkiksi, jos käytät Trellon suunnittelemaan lomaa, sinulla voi olla kortti ravintolalle, jonka haluat yrittää, sekä tarkistuslista, johon sisältyy varauksen tekeminen, parhaiden ruokien etsiminen ja lapsille varustaminen. . Etikettejä voidaan käyttää kortin tilan (hyväksytty, lähetetty jne.) Tai luokan (tieteen, tekniikan, taiteen jne.) Tai minkä tahansa haluamasi tunnisteen edustamiseen. Sitten voit tehdä haun, joka tuo esiin kaikki tiedekortit tai kaikki hyväksytyt kortit. Sinun ei kuitenkaan tarvitse lisätä otsikkoa tarraan; voit käyttää niitä myös värikoodaukseen (saatavana on enintään 10 väriä, värien sokeusvaihtoehto on käytettävissä).

Kun aloitat työskentelyn ja tehtävien suorittamisen, voit helposti vetää ja pudottaa kortteja yhdestä luettelosta toiseen ja lopulta arkistoida kortit ja luettelot, kun käyttöliittymä muuttuu hankalaksi.

Voit jakaa kortit tiimin jäsenille sekä lisätä kommentteja, liitetiedostoja, värikoodattuja tarroja ja eräpäiviä. Tiimin jäsenet voivat @ mainita muita kommentteja aloittaakseen keskustelun. Voit lähettää tiedostoja tietokoneeltasi sekä pilvipalveluista, kuten Google Drive, Dropbox, Box ja OneDrive.

Mukana on myös hieno sähköpostiintegraatio. Jokaisella aluksella on ainutlaatuinen sähköpostiosoite, jonka avulla voit luoda kortteja (tehtäviä). Voit lähettää liitteitä myös tähän sähköpostiosoitteeseen. Ja vielä parasta, kun saat sähköpostiviestin, voit vastata siihen suoraan sen sijaan, että käynnistät Trellon.

Ilmoitukset, myös maininnat ja kommentit, ovat saatavilla mobiilisovelluksista, työpöydän selaimesta ja sähköpostin välityksellä. Trellolla on iPhonelle, iPadille, Android-puhelimille, tabletteille ja kellokoneille sekä Kindle Fire -tabletteja.

Trellossa on yli 30 lisäominaisuutta ja integraatiota, joita kutsutaan lisävoimiksi. Esimerkkejä tehonkorotuksista ovat kalenterinäkymä, korttitaajuus toistuville tehtäville sekä integrointi Evernote, Google Hangouts, Salesforce ja paljon muuta. Vapaa tilit sisältävät yhden tehon / aluksella.

Kaikki Trellon ydinominaisuudet ovat ilmaisia, vaikka maksullinen versio on nimeltään Trello Gold (5 dollaria kuukaudessa tai 45 dollaria vuodessa), mikä lisää joitakin etuisuuksia, mukaan lukien kolme tehoa korttia kohti (eikä yksi). Se sisältää myös houkuttelevia tauluja ja tarroja, omia muistoja ja suurempia liitetiedostoja (250 megatavua kuin 10 megatavua). Trellossa on yksi ilmainen kuukausi Gold jäsenyydestä jokaiselle henkilölle, johon pääset liittymään Trelloon, jopa 12 kuukautta.

Kuten sanoimme, ensimmäisellä silmäyksellä Trellon asettaminen on hieman pelottavaa, koska siinä ei ole paljon rajoituksia siihen, miten voit käyttää sitä. Yhtäältä voit luoda levyt, jotka yksinkertaisesti osoittavat, mitä olet tehnyt, mitä sinä työskentelet ja mitä seuraavaksi. Toisaalta voit mennä syvemmälle luodaksesi tehtäviä, jotka on jaettu luokkiin tai osastoihin.

Trellon avulla voit seurata mitään henkilökohtaisista tehtävistä ammattihankkeisiin tapahtumasuunnittelua varten, mutta tässä on muutamia todellisia esimerkkejä, joiden avulla voit aloittaa.

Trellon käyttäminen Home Renovationin hallintaan

Oletetaan, että aiot uudistaa yhden tai useamman huoneen kotonasi. Jos olet aina selviytynyt remontin, tiedät, että on paljon liikkuvia osia, ja paljon yllätyksiä, huolimatta siitä kuinka huolellisesti olet valmis. Trellon tekemien päätösten järjestäminen voi auttaa hanketta jatkossa. Oletetaan, että suunnittelet keittiön remonttia. Tällöin voit luoda levyn, joka on nimeltään Keittiövaatimukset, ja lisää sitten luetteloita jokaiselle korvaamalle elementille.

Keittiön kunnostamislaudassa voi olla luetteloita:

Kussakin luettelossa olevat kortit sisältävät mittasuhteet, budjetin ja ominaisuuksien lisäksi myös kaikki malleit, jotka olet harkinnut. LVI-kortteihin voi kuulua putken vaihto, uusi vesilinja sekä arvioitu hinta ja siihen liittyvät ongelmat, kuten veden sammutus. Voit helposti liittää kuvia harkitsemasi materiaaleista ja laitteista sekä linkittää tuotetietoihin, jotta voit tehdä ostoksia. Kun teet päätöksen, voit käyttää nimikkeitä tuotteen tai materiaalin nimeämiseen tai värikoodiin.

Lopuksi, jokaiselle kortille, voit luoda tarkistuslistoja. Esimerkiksi jääkaapin kortilla voisi olla tarkistuslista, joka sisältää vanhan jääkaapin hävittämisen ja vesijohdon asentamisen jääntekokoneelle.

Jos uudistat useita huoneita, luo vain yksi lauta jokaiselle ja luetkaa kaikki, mitä tarvitset. lisää jatkuvasti luetteloita ja kortteja ja siirrä elementtejä tarpeen mukaan.

Kutsu muita perheenjäseniä hallituksiisi ja anna heille kortteja jakamaan tarvittava työ, kuten tuote- ja hinnoittelututkimus, ajoitus ja muu logistiikka. Trellolla on julkisen kodin remontointikortti, jonka voit kopioida omalle tilillesi.

Suunnittele loma Trellon kanssa

Matkustaminen useiden perheenjäsenten tai ystävien kanssa voi nopeasti saada monimutkaista. Käytä Trelloa määränpäähän, suunnitella aktiviteetteja ja aikataulujen kuljetusta. Tässä tapauksessa sinulla voi olla yksi lauta, joka sisältää mahdolliset vierailupaikat ja toinen matkalle, kun olet päättänyt mennä.

Matkapöydässä voi olla luetteloita:

Potentiaalisten kohteiden hallituksessa luodaan luettelo jokaisesta paikasta, jossa on kortteja matka-ajasta, budjetista, eduista / haitoista ja muista näkökohdista. Matkailulistalla olevat luettelot sisältävät lentoyhtiöitä, vuokra-autoja, alueen merkittäviä ruokia ja nähtävyyksiä, kuten museoita, kauppoja ja lähiöitä. Jos päätät lähteä risteilyyn, voit luoda luettelot alukselle suunnitelluista asioista ja suunnitelluista pysähdyksistä sekä aluksen saapumisesta tarvittavasta kuljetuksesta. Käytä tarroja ilmoittaaksesi valitut kohteet tai korosta kilpailijat, kun olet kaventanut valintasi. Lisää tarkistuslistoja kortteihin retkien ja risteilytapahtumien varaamiseen ja ajoittamiseen. Trellolla on myös julkinen lomalupa, jota voit käyttää lähtökohtana.

Henkilökohtaisten tavoitteiden ja projektien seuranta

Haluatko puhdistaa kodin tai autotallin häiriöt, ottaa harrastuksen tai harjoitella enemmän, voit helposti seurata sitä Trellossa. Luo levyt uudenvuoden resoluutteille tai moniportaisille projekteille, kuten ullakon puhdistukseen tai kotitoimistoon.

Luo päätöslauselevyille luettelo jokaisesta resoluutiosta ja sitten kortit siitä, kuinka voit toteuttaa ne, kuten kuntosalille liittyminen, päiväretkiä menemistä tai kodin kuntolaitteiden ostamista. Käytä henkilökohtaisessa projektissa olevia luetteloita erottaaksesi suuria tehtäviä, ja kortteja alitoimiin. Esimerkiksi jousipesulla voi olla luetteloita huoneista ja muista kodin alueista. Luettelossa on kortteja liittyviin tehtäviin, kuten tarvittavia puhdistustarvikkeita, luetteloita kohteista, jotka haluat myydä, lahjoittaa tai heittää pois ja tehtävät, jotka haluat ulkoistaa, kuten ikkunanpuhdistus tai puun poisto.

Freelance- tai konsulttiyritysten johtaminen

Lopuksi, jos suoritat oman yrityksen, Trello voi olla huippuluokan avustaja. Lautakunnat voivat edustaa hankkeita, joissa on luetteloita jokaisesta vaiheesta tai virstanpylväästä sekä kortteja liittyvistä tehtävistä. Freelance-kirjoittajat voivat käyttää Trelloa hallinnoimaan tarinoita ja julkaistuja teoksia.

Oletetaan, että sinulla on projektilevy verkkosivuston uudelleensuunnitteluun. Listallasi voi olla tärkeitä tehtäviä, kuten suunnittimen ja muiden tärkeiden roolien ja virstanpylväiden vuokraus, kuten värimallin valinta, layoutien hallinta ja hyväksynnät matkan varrella. Kortit sisälsivät ehdotetut värimallit ja -asettelut sekä tarvittavat toimenpiteet kokouksien valmistelemiseksi. Freelance-kirjailijalla voi olla levyt tarinan ideoihin, julkaisuihin ja markkinointiin. Luettelot voivat olla vaiheita, kuten prosessia, lähetettyjä ja julkaistuja, tai voit käyttää tarroja tähän.

Trello on yksinkertainen mutta tehokas työkalu, ja se kannattaa viettää aikaa jonkin aikaa. Jos et ole varma mistä aloittaisit, selaa Trellon käyttäjäyhteisöä, joka sisältää julkiset levyt, jotka voit kopioida tilillesi.