Käyttämäsi Microsoft Office -version mukaan se voi sisältää useita sovelluksia. Perushyödykkeeseen kuuluu tyypillisesti Word, Excel, PowerPoint ja Outlook. PowerPoint ei näytä tarjoavan mitään luonnollista suojausta, mutta Word, Excel ja Outlook kaikki tarjoavat jonkin verran salausta.
Word-dokumenttien varmistaminen
Microsoft Word -asiakirjoissa (Word 2000 ja uudemmissa) voit valita korkeamman tietoturvatason tallennettaessa tiedostoa. Sen sijaan, että napsautat Tallenna-painiketta, valitse Tiedosto ja sitten Tallenna nimellä ja noudata seuraavia ohjeita:
- Napsauta Tiedostojen tallennus -valintaikkunan oikeassa yläkulmassa Työkalut
- Napsauta Suojausasetukset
- Suojausasetukset-ruutu tarjoaa useita vaihtoehtoja:
- Voit antaa salasanan salasanan vieressä avataksesi, jos haluat, että tiedosto ei ole täysin saavutettavissa ilman salasanaa
- Word 2002: ssa ja 2003: ssa voit napsauttaa salasanalaatikon vieressä olevaa Lisäasetukset- näppäintä ja valita suuremman salaustason, joka on vielä vaikeampi murtautua
- Salasanan vieressä olevaan ruutuun voit kirjoittaa salasanan, jos haluat muokata tiedostoa muilla tavoin, mutta haluat rajoittaa, kuka voi tehdä muutoksia tiedostoon
- Suojausasetusten alaosassa on myös joitain valintoja asiakirjan yksityisyyden suojaamiseksi:
- Poista henkilökohtaiset tiedot tiedoston ominaisuuksista tallennuksen yhteydessä
- Varoitus ennen tulostusta, tallentamista tai lähettämistä, joka sisältää seurattuja muutoksia tai kommentteja
- Tallenna satunnaisluku parantaaksesi yhdistämistarkkuutta
- Piilotettu merkintä näkyy avattaessa tai tallennettaessa
- Sulje Suojausasetukset-ruutu valitsemalla OK
- Valitse tiedostosi nimi ja napsauta Tallenna
Excel-tiedostojen suojaaminen
Excel tarjoaa samanlaisen suojaustason Microsoft Wordille. Napsauta vain tiedostoa Tallenna, ja seuraa näitä ohjeita:
- Napsauta Tiedostojen tallennus -valintaikkunan oikeassa yläkulmassa Työkalut
- Napsauta Yleiset asetukset
- Voit antaa salasanan salasanan vieressä avataksesi, jos haluat, että tiedosto ei ole täysin saavutettavissa ilman salasanaa
- Voit napsauttaa Lisäasetukset- näppäintä vieressä salasana-ruutuun valitaksesi entistä vaikeamman salauksen
- Salasanan vieressä olevaan ruutuun voit kirjoittaa salasanan, jos haluat muokata tiedostoa muilla tavoin, mutta haluat rajoittaa, kuka voi tehdä muutoksia tiedostoon
- Sulje Yleiset asetukset -ruutu napsauttamalla OK
- Valitse tiedostosi nimi ja napsauta Tallenna
Outlook PST -tiedostojen suojaus
Saapuvien tai lähtevien sähköpostiviestien ja niiden liitetiedostojen todellinen digitaalinen allekirjoitus ja salaus on kokonaan erillinen kysymys, joka selitetään toisella kerralla. Jos kuitenkin vietät tiedot Microsoft Outlook -kansiostasi PST-tiedostoon, voit lisätä suojauksen, jotta tiedot eivät ole muiden ulottuvilla. Noudata vain näitä ohjeita:
- Napsauta Tiedostoa
- Valitse Tuo ja vie
- Valitse Vie tiedostoon ja napsauta Seuraava
- Valitse Henkilökohtainen kansitiedosto (.pst) ja napsauta Seuraava
- Valitse kansio tai kansiot, jotka haluat viedä (ja valitse ruutu Sisällytä alikansioita, jos haluat) ja valitse sitten Seuraava
- Valitse tulostuspolku ja tiedostonimi ja valitse yksi vientitiedostosi vaihtoehdoista ja valitse sitten Valmis
- Vaihda kaksoiskappaleet vietyihin tuotteisiin
- Salli päällekkäisten kohteiden luominen
- Älä vie kaksoiskappaleita
- Valitse Salausasetus -kohdasta jokin seuraavista vaihtoehdoista
- Ei salausta
- Puristettava salaus
- Korkea salaus
- Anna ruudun alareunassa salasana, jolla voit avata salatun PST-tiedoston. (Sinun on annettava sama salasana molemmissa ruutuissa, jotta voit varmistaa, että olet kirjoittanut salasanan haluamallasi tavalla. Muussa tapauksessa et ehkä pysty avaamaan omaa file)
- Valitse, säilytäkö tämä Salasana myös salasanalla
- Lopeta tiedoston vienti napsauttamalla OK
(Toimittaja: Andy O'Donnell)