Kuinka käyttää skanneri saada järjestäytynyt

On olemassa monia hyviä syitä, miksi paperidokumenttien digitointi voi olla valtava apu kodin toimiston (tai kotisi) järjestämisessä. Ensinnäkin, voit päästä eroon paljon ylimääräistä paperia, joka on täynnä laatikoita ja tiedostoja, tai ottaa arvokasta työpöytä tilaa.

Digitaalisia tiedostoja (jopa PDF-tiedostoja) voidaan muuntaa hakukelpoisiksi tiedoiksi käyttäen tyypillisesti OCR-ohjelmistoa, joka tulostimessa on tyypillisesti (HP: llä on erittäin hieno video, joka selittää miten OCR toimii ja miten se voi auttaa yksinkertaistamaan yksinkertaistaa elämääsi).

Tämä tarkoittaa sitä, että tietosi eivät ole pelkästään tilaa, vaan myös paljon helpompi löytää kuin paperilla. Ja voit tallentaa digitaaliset tiedostot haluamallasi tavalla - CD: llä tai DVD: llä, flash-asemalla, verkkotallennusasemalla tai kaikella edellä. Joten voit olla varma, että kun tarvitset jotain, voit saada käsiisi siihen.

Kun aloitat kotitiedostojen digitalisoinnin, se on täydellinen aika luoda järjestetty tiedostojen joukko, joka helpottaa elämääsi. Ajattele tarvittavia paperityyppejä ja aseta kansio jokaiselle. Luottokorttitiedot yhdelle kansioon; autovakuutusmaksut toisessa; puhelinlaskuja, ruokakauppoja, kodin korjauslaskut ja niin edelleen, voidaan antaa kaikki erilliset kansiot. Ja jokaiseen kansioon, luo alikansioita kullekin vuodelle (tai kuukaudelle). On paljon helpompaa aloittaa järjestäytynyt järjestelmä ja sitten yksinkertaisesti lisätä uusi paperityö oikeaan tiedostoon mennä pitkin kuin on pyrittävä järjestelemään järjestelyt aina, kun uusi kuitti tarkistetaan.

Varmista, että skanneri tai tulostin on varustettu OCR-ohjelmistolla (ABBYY FineReader -ohjelmisto näyttää tulevan pakettina useilla tulostimilla ja skannereilla, jotka testin). Jos et löydä mitään, älä paniikkia. On hyviä mahdollisuuksia, että sinulla on jo kunnossa OCR-ohjelmisto, joka on jo asennettu tietokoneeseen, kunhan käytät Windowsia. Cool OCR-ohjelmisto, jonka sinulla on jo , ohjaa sinut prosessin avulla, joka etsii ja käyttää kyseistä ohjelmistoa yhdessä skannerin kanssa muokattavissa olevien asiakirjojen luomiseen.

Tietenkin tämä tuo esille toisen tärkeän asian: Sinulla on oltava ainakin asiakirja skanneri, jos aiot tehdä tämän työn. Sen ei tarvitse olla kallis eikä fancy. Jos sinulla ei ole yhtä, nyt on hyvä aika etsiä yhtä; Aloita näistä Valokuvasovittimien ja Asiakirjansuojainten arvosteluista joistakin parhaista ostoista. Jos et halua erillistä skanneria, edullinen all-in-one-tulostin tekee työn täysin.

Joten tässä on vaikea osa. Järjestelmän käyttöönotto ei ole liian hankalaa; jopa asiakirjojen skannaaminen ei ole liian kovaa. On vaikeaa varmistaa, että teet automaattisesti joka kerta, kun saat uusia kuitteja tai paperityötä. Muuten paperit alkavat kertyä uudelleen, ja sinusta tuntuu, että olet tuhlaa aikaa. Joten kiinni sen kanssa!