Suosittu työkalu projektinhallinnassa Gantt-kaavioita tarjoaa kronologisen ja helppolukuisen jakautumisen valmiista, nykyisistä ja tulevista tehtävistä sekä siitä, ketkä heidät on määritetty aloitus- ja lopetuspäivämäärään. Tämä aikataulun graafinen esitys tarjoaa korkean tason näkymän siitä, kuinka paljon edistymistä on tapahtunut ja korostaa myös mahdollisia riippuvuuksia.
Google-arkit tarjoavat mahdollisuuden luoda yksityiskohtaisia Gantt-kaavioita suoraan laskentataulukkosi sisällä, vaikka sinulla ei olisikaan aiempaa kokemusta niiden ainutlaatuisesta muodosta. Aloita noudattamalla alla olevia ohjeita.
01/03
Projektin aikataulun luominen
Ennen kuin sukellat Gantt-kaavion luomiseen, sinun on ensin määriteltävä projektityöt ja vastaavat päivämäärät yksinkertaisessa taulukossa.
- Käynnistä Google Sheets ja avaa uusi laskentataulukko.
- Valitse sopiva paikka tyhjästä laskentataulukon yläreunasta ja kirjoita samaan riviin seuraavat otsikkotunnukset, kukin omassa sarakkeessaan, kuten liitteenä olevassa kuvakaappauksessa: Aloituspäivä , Lopetuspäivä , Task Nimi . Jotta asioista helpotat myöhemmin opetusohjelmassa, kannattaa käyttää samoja paikkoja, joita olemme käyttäneet esimerkissämme (A1, B1, C1).
- Syötä jokainen projektityönne ja vastaavat päivämäärät sopivissa sarakkeissa käyttämällä niin monta riviä kuin tarpeen. Ne on listattava esiintymisjärjestyksessä (ylhäältä alas = viimeinen) ja päivämäärän muoto olisi seuraava: MM / DD / YYYY.
- Pöydän muut muotoilunäkökohdat (rajat, varjostus, kohdistus, fontin muotoilu jne.) Ovat tässä mielessä täysin mielivaltaisia, koska päätavoitteemme on antaa tietoja, joita Gantt-kaavio käyttää myöhemmin oppitunnissa. Se on täysin riippuvainen siitä, haluatko tehdä muutoksia, jotta taulukko olisi visuaalisesti houkuttelevampi. Jos teet kuitenkin, on tärkeää, että tiedot pysyvät oikeina riveinä ja sarakkeina.
02/03
Laskentataulukon luominen
Aikaisempien aloitus- ja lopetuspäivien syöttäminen ei riitä tekemään Gantt-kaaviota, koska sen ulkoasu riippuu voimakkaasti näiden kahden tärkeän virstanpylvään välisestä todellisesta ajanjaksosta. Tämän vaatimuksen käsittelemiseksi sinun on luotava toinen taulukko, joka laskee tämän keston.
- Vieritä alas useita rivejä alustastasi, jonka olemme luoneet edellä.
- Kirjoita seuraavat otsikkotunnukset samaan riviin, kukin omassa sarakkeessaan, kuten liitteenä olevassa kuvakaappauksessa: Tehtävä Nimi , Aloituspäivä , Kokonaiskesto .
- Kopioi tehtäväluettelo ensimmäisestä taulukosta Task Name- sarakkeeseen ja varmista, että ne ovat samassa järjestyksessä.
- Kirjoita seuraava kaava ensimmäiseen tehtävään Aloituspäivä- sarakkeeseen, korvaa A-sarake sarakekirjeellä, joka sisältää alkupäivän ensimmäisessä taulukossa ja rivin numeron "2": = int (A2) -int ($ A $ 2 ) . Paina Enter- tai Return- näppäintä, kun olet valmis. Solun pitäisi nyt näyttää numero nolla.
- Valitse ja kopioi solu, johon juuri syötit tämän kaavan, joko pikanäppäimellä tai Muokkaa -> Kopioi Google-arkit -valikosta.
- Kun kaava on kopioitu leikepöydälle, valitse kaikki loput solut Aloituspäivä- sarakkeessa ja liitä se pikanäppäimellä tai Muokkaa -> Liitä Google-arkit -valikosta. Jos kopioidaan oikein, jokaisen tehtävän aloituspäivä -näytön pitäisi vastata projektin alun päivien määrää, jotta se olisi alkanut. Voit vahvistaa, että jokaisen rivin aloituspäiväkaava on oikea valitsemalla vastaava solu ja varmistamalla, että se on sama kuin vaiheessa 4 kirjoitettu kaava, jossa on yksi huomattava poikkeus, että ensimmäinen arvo (int (xx)) vastaa sopivaa solua sijainnin ensimmäisessä pöydässä.
- Seuraavaksi on kokonaiskeston sarake, joka on täytettävä toisella kaavalla, joka on hieman monimutkaisempi kuin edellinen. Kirjoita seuraava sisältö ensimmäiseen tehtävän kokonaiskeston sarakkeeseen ja korvaa solun sijaintiviitteet alkuperäisen taulukon ensimmäiseen taulukkoon (samanlainen kuin vaiheessa 4): = (int (B2) -int ($ A $ 2)) - (int (A2) -int ($ A $ 2)) . Paina Enter- tai Return- näppäintä, kun olet valmis. Jos sinulla on ongelmia tietyn laskentataulukon mukaisten solualueiden määrittämisessä, seuraavan kaavan avaimen pitäisi auttaa: (nykyisen tehtävän päättymispäivä - projektin alkamispäivä) - (nykyisen tehtävän aloituspäivä - hankkeen aloituspäivä).
- Valitse ja kopioi solu, johon juuri syötit tämän kaavan, joko pikanäppäimellä tai Muokkaa -> Kopioi Google-arkit -valikosta.
- Kun kaava on kopioitu leikepöydälle, valitse kaikki jäljellä olevat solut Total Duration -sarakkeessa ja liitä se pikanäppäimellä tai Muokkaa -> Liitä Google-arkit -valikosta. Jos kopioidaan oikein, kunkin tehtävän keston kokonaismäärän on vastattava päivien kokonaismäärää sen alkamis- ja päättymispäivän välillä.
03/03
Gantt-kaavion luominen
Nyt, kun tehtävät ovat käytössä, sekä niiden vastaavat päivämäärät ja kesto, on aika luoda Gantt-kaavio.
- Valitse kaikki laskentataulukon solut, myös otsikot.
- Valitse Lisäasetukset Google-arkit -valikosta, joka sijaitsee näytön yläreunassa suoraan nimikentän otsikon alla. Kun pudotusvalikko tulee näkyviin, valitse Kaavio .
- Uusi kaavio ilmestyy, nimeltään Aloituspäivä ja Kokonaiskesto . Valitse tämä kaavio ja vedä se niin, että sen näyttö on sijoitettu taulukoiden alapuolelle tai vierekkäin, toisin kuin päällekkäisyyksiä.
- Uuden kaavion lisäksi Chart Editor -rajapinta näkyy myös näytön oikealla puolella. Valitse Kaavion tyyppi , joka näkyy DATA- välilehden yläosassa.
- Vieritä alas Bar- osioon ja valitse keskimmäinen vaihtoehto, Stacked pylväskaavio . Huomaat, että kaavion asettelu on muuttunut.
- Valitse Chart Editor -muodossa CUSTOMIZE- välilehti.
- Valitse Sarja- osa, jotta se romahtaa ja näyttää käytettävissä olevat asetukset.
- Valitse avattavasta Sovellus-pudotusvalikosta Aloita päivä .
- Napsauta tai napauta Väri- vaihtoehtoa ja valitse Ei mitään .
- Gantt-kaaviosi on nyt luotu, ja voit tarkastella yksittäisiä Aloituspäivä- ja Kokonaiskesto -lukuja liikkumalla hiukkaselle niiden kaavion sisällä. Voit myös tehdä muitakin muutoksia, jotka haluat kartanmuokkaajan kautta - sekä luomiesi taulukoiden kautta - mukaan lukien päivämäärät, tehtävänimet, otsikko, värimallit ja paljon muuta. Napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa karttaa itse, avaat EDIT- valikon, joka sisältää useita mukautettavia asetuksia.