Excel 2003 - 2016 ohjeet
Excelillä on kätevät sarakkeet ja rivit, lajittelukykyt ja tietojen syöttöominaisuudet, joten sovellus voi syöttää ja tallentaa tietoja kuten yhteystietoluetteloita. Kun olet luonut yksityiskohtaisen luettelon, voit käyttää sitä muiden Microsoft Office -sovellusten kanssa lukuisiin tehtäviin. MS Wordin yhdistämistoiminnolla voit tulostaa postitunnisteita Excelistä muutamassa minuutissa. Lue, miten tulostetaan tarroja Excelistä riippuen käyttämäsi Office-version.
Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 tai Excel 2007
Valmistele laskentataulukko
Jotta postituskansio olisi Excelistä, laskentataulukko on määritettävä oikein. Kirjoita otsikkokohta kunkin sarakkeen ensimmäiseen soluun, joka kuvaa kyseisen sarakkeen tietoja selvästi ja suppeasti. Tee sarake jokaiselle elementille, jonka haluat sisällyttää tarroihin. Jos esimerkiksi haluat luoda postitunnisteita Excelistä, sinulla voi olla seuraavat sarakeotsikot:
- Otsikko (herra / herra / haltija)
- Etunimi
- Sukunimi
- Katuosoite
- Kaupunki
- Osavaltio
- Postinumero
Syötä tiedot
Kirjoita nimiöt ja osoitteet tai muut tiedot, kun tulostat tarroja Excelistä. Varmista, että jokainen kohde on oikeassa sarakkeessa. Vältä jättämään tyhjiä sarakkeita tai rivejä luettelossa. Tallenna laskentataulukko, kun olet valmis.
Vahvista tiedostomuoto
Ensimmäistä kertaa, kun muodostat yhteyden Excel-taulukkoon Word-ohjelmasta, sinun on otettava käyttöön asetus, jonka avulla voit muuntaa tiedostoja kahden ohjelman välillä.
- Napsauta Wordissa Tiedosto- välilehteä ja valitse Valinnat vasemmasta ruudusta.
- Napsauta Lisäasetukset Word Options -ikkunan vasemmanpuoleisessa ruudussa ja vieritä sitten Yleisosaa-kohtaan.
- Varmista, että Vahvista tiedostomuodon muuntaminen on avattu ja valitse OK .
Aseta tarrat Wordiin
- Avaa tyhjä Word-asiakirja.
- Siirry Postitukset- välilehdelle, valitse Aloita yhdistäminen ja napsauta Tunnisteet .
- Valitse tuotemerkki Label Vendors -ruutuun ja valitse tuotekoodi, joka on merkitty tunnistepakettiin. Voit myös valita uuden tarran, jos haluat syöttää omat tarran mitat.
- Napsauta OK, kun olet valmis jatkamaan.
Liitä työtaso tarroihin
Ennen sulautumisen suorittamista osoitekirjojen tulostamisesta Excelistä, sinun on yhdistettävä Word-asiakirja luetteloasi sisältävään taulukkoon.
- Napsauta Mailings- välilehdellä Select Recipients ja valitse sitten Käytä olemassa olevaa luetteloa .
- Siirry Excel-taulukkoon, joka sisältää luettelon avautuvassa Valitse tietolähde -ikkunassa ja napsauta Avaa .
- Vahvista, että haluat käyttää luetteloa ja napsauta OK- painiketta uudelleen valitsemalla luettelosi sisältävä taulukko valitsemalla OK . Sivu on täynnä etikettejä, jotka sanovat « Seuraava ilmoitus» .
Lisää Yhdistämisen kentät
Tällöin Excel-lomakkeeseen lisätyt otsikot tulevat kätevästi.
- Napsauta sivun ensimmäistä etikettiä ja valitse sitten Osoite- välilehti Mailings-välilehden Write & Insert Fields -osassa.
- Napsauta kohtaa Lisää osoiteblokki -valintaikkunan Match Fields -painiketta.
- Varmista, että otsikot vastaavat vaadittuja kenttiä. Jos jokin niistä on väärä, käytä pudotusvalikon vieressä olevaa nuolta vastaamaan oikeaan kenttään.
- Napsauta OK . Sulje valintaikkuna valitsemalla OK uudelleen ja napsauta sitten Päivitä välilehdet Tulosta ja lisää kentät -osiossa.
Suorita yhdistäminen
Kun Excel-laskentataulukko ja Word-dokumentti on luotu, voit yhdistää tiedot ja tulostaa tarroja.
- Napsauta Finish & Merge ( Finish & Merge ) Finish-ryhmässä Postit-välilehdellä.
- Napsauta Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja esikatseleaksesi, miten tulostetut tarrat näkyvät. Valitse Kaikki ja napsauta OK .
Uusi asiakirja avautuu postilomakkeilla Excel-laskentataulukosta. Voit muokata, tulostaa ja tallentaa tarrat aivan kuten minkä tahansa muun Word-asiakirjan.
Excel 2003
Jos käytät Microsoft Office 2003: aa, Excel-osoitetarrojen tekeminen on hieman erilainen.
Valmistele laskentataulukko
Jotta postituskansio olisi Excelistä, laskentataulukko on määritettävä oikein. Kirjoita otsikkokohta kunkin sarakkeen ensimmäiseen soluun, joka kuvaa kyseisen sarakkeen tietoja selvästi ja suppeasti. Tee sarake jokaiselle elementille, jonka haluat sisällyttää tarroihin. Jos esimerkiksi haluat luoda postitunnisteita Excelistä, sinulla voi olla seuraavat sarakeotsikot:
- Otsikko (herra / herra / haltija)
- Etunimi
- Sukunimi
- Katuosoite
- Kaupunki
- Osavaltio
- Postinumero
Syötä tiedot
- Kirjoita nimiöt ja osoitteet tai muut tiedot, kun tulostat tarroja Excelistä.
- Varmista, että jokainen kohde on oikeassa sarakkeessa. Vältä jättämään tyhjiä sarakkeita tai rivejä luettelossa.
- Tallenna laskentataulukko, kun olet valmis.
Aloita yhdistäminen
- Avaa uusi Word-asiakirja.
- Siirry Työkalut- valikkoon, osoita Kirjeet ja postitukset ja valitse Yhdistäminen, jos haluat avata Yhdistäminen-tehtäväruudun.
- Valitse Tarrat ja osoita Seuraava: Asiakirjan alkaminen .
- Avaa Tarrat-asetukset-valintaikkuna valitsemalla Tarra-asetukset.
Valitse tarrat
- Valitse tuotemerkki Label Vendors -ruutuun ja valitse tuotekoodi, joka on merkitty tunnistepakettiin. Voit myös valita uuden tarran, jos haluat syöttää omat tarran mitat.
- Napsauta OK, kun olet valmis jatkamaan.
Valitse lähde
- Valitse Valitse vastaanottajat -kohdasta Käytä olemassa olevaa luetteloa ja valitse Selaa .
- Siirry Excel-taulukkoon, joka sisältää luettelon avautuvassa Valitse tietolähde -ikkunassa ja napsauta Avaa . Mail Merge Recipients -ikkuna avautuu.
- Varmista, että tietosi näytetään oikein ja valitse OK .
Järjestä tarrat
- Napsauta Seuraava: Järjestä tarrat .
- Valitse osoitetieto .
- Napsauta kohtaa Lisää osoiteblokki -valintaikkunan Match Fields -painiketta.
- Varmista, että otsikot vastaavat vaadittuja kenttiä. Jos jokin niistä on väärä, käytä pudotusvalikon vieressä olevaa nuolta vastaamaan oikeaan kenttään. Napsauta OK .
- Napsauta kohtaa Päivitä kaikki tarrat Mailin yhdistäminen -valintaikkunan Replicate Labels -kohdassa.
Esikatselu ja lopettaminen
- Varmista, että ne näkyvät oikein nuolilla Esikatsele tarroja.
- Napsauta Seuraava: Suorita Yhdistäminen .
- Jos haluat tehdä muutoksia, napsauta Muokkaa yksittäisiä tarroja.
- Kun olet tyytyväinen sulautumiseen, osoita Tulostus, kun haluat tulostaa osoitetarrat Excelistä.